1. Responsable del tratamiento y marco legal
Oriente Metalúrgico SAS es responsable del tratamiento de los datos personales que recoge en su actividad de importación y distribución de materias primas y suministros industriales.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Razón social | Oriente Metalúrgico SAS |
| NIT | 901862827-0 |
| Domicilio | Bogotá D. C., Colombia |
| Dirección de atención | Kr 24 #11-23, barrio Ricaurte, Bogotá |
| Correo | orientemetalurgico@gmail.com (general) · coorporativoorientemetalurgico@gmail.com (consultas y reclamos de datos personales) |
| Teléfono y WhatsApp | 322 324 1258 |
| Horario de atención | Lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.; sábados de 8:00 a. m. a 1:00 p. m. |
| Sitio web | orientemetalurgico.com |
Marco legal: artículo 15 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012, en especial los artículos 4 (principios), 8 (derechos), 9 (autorización), 12 (deber de informar), 14 (consultas), 15 (reclamos), 16 (requisito previo a la queja ante la SIC), 17 (deberes del responsable) y 26 (transferencias internacionales); Decreto 1377 de 2013, que se lee junto con el Decreto 1074 de 2015, donde quedó compilado (capítulos 25 y 26 del título 2, parte 2, libro 2); Decreto 090 de 2018 (Registro Nacional de Bases de Datos); Circular Externa 003 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), sobre transferencias y transmisiones internacionales; y las demás instrucciones de la SIC. Para la conservación de documentos contables aplica el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Los enlaces oficiales están en las fuentes, al final.
Definiciones: esta política usa las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 (hoy artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015): titular, responsable, encargado, tratamiento, autorización, base de datos, dato sensible, aviso de privacidad, transferencia y transmisión. Se citan y no se copian; el texto oficial está en las fuentes.
Principios: la empresa aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En palabras simples: trata los datos solo como lo permite la ley (legalidad); para un fin legítimo que le informa al titular (finalidad); con su autorización previa, expresa e informada (libertad); con información cierta, completa y actualizada (veracidad o calidad); dejándole saber al titular, cuando lo pida, qué datos suyos tiene (transparencia); solo por las personas autorizadas y sin publicarlos en internet (acceso y circulación restringida); con medidas para evitar pérdidas, cambios o accesos indebidos (seguridad); y guardando reserva, incluso después de terminar la relación (confidencialidad).
2. Datos que se recogen, de quién y para qué
La empresa solo trata los datos necesarios para cotizar, vender, despachar, facturar, administrar su personal y cumplir la ley. No vende, no alquila y no comercializa datos personales.
| Titulares | Datos | Para qué | Dónde se guardan |
|---|---|---|---|
| Clientes (empresas y personas naturales) | Nombre o razón social, cédula o NIT, teléfono, correo, dirección de entrega y de facturación, historial de compras | Cotizar, vender, despachar en Bogotá o enviar a otras ciudades, facturar, cobrar, atender garantías y reclamos, cumplir obligaciones contables y tributarias | Siigo (contabilidad y facturación), WhatsApp, correo |
| Personas que piden cotización (por WhatsApp, teléfono, correo o en el punto de venta) | Nombre, teléfono, correo, producto y cantidad que les interesa | Responder la cotización y hacer seguimiento comercial | WhatsApp, correo |
| Clientes y prospectos que autoricen comunicaciones comerciales | Nombre, teléfono, correo | Enviar catálogos, ofertas e información de productos, solo con autorización previa | WhatsApp Business y correo (Gmail) |
| Proveedores, incluidas las empresas de transporte y los conductores que se contratan para traer los contenedores | Nombre o razón social, NIT, contacto, datos bancarios para pagos; de los conductores, nombre y teléfono para coordinar la entrega | Comprar, importar, traer la mercancía, pagar y cumplir obligaciones contables | Siigo, en las oficinas de la empresa; los maneja la gerencia. El contacto de los conductores, en WhatsApp |
| Empleados y aspirantes | Datos de la hoja de vida, de contratación, nómina y seguridad social | Selección, relación laboral y obligaciones legales | Archivo en las oficinas de la empresa; lo maneja la gerencia |
| Visitantes del sitio web | Datos de navegación por cookies (páginas vistas, dispositivo, ubicación aproximada) | Medir el uso de la web y mejorarla | Google Analytics, solo si el visitante acepta las cookies de medición |
| Accionistas | Nombre, documento de identidad, datos de contacto y número de acciones | Cumplir las obligaciones de la sociedad con sus accionistas (registro de accionistas, asambleas y certificaciones) y las obligaciones legales y tributarias | Archivo de la gerencia, en las oficinas de la empresa |
| Personas que aparecen en las cámaras de seguridad (clientes, visitantes, proveedores y empleados) | Su imagen en video (sin sonido) | Seguridad de las personas, de la mercancía y de las instalaciones | Disco del grabador de las cámaras; solo las ve la Gerencia, también desde su celular con la aplicación DMSS (Dahua) |
Datos sensibles y de menores: la empresa no recoge datos sensibles, salvo los de salud que exige la relación laboral (por ejemplo, incapacidades), ni datos de menores de edad. Para esos datos de empleados pide autorización expresa e informa que el titular no está obligado a darlos (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012). Si en el futuro necesitara datos de menores, cumplirá el artículo 7 de la misma ley.
Autorización: antes de tratar datos personales, la empresa pide autorización previa, expresa e informada (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). Se puede dar por escrito, de forma oral o con una conducta que no deje duda, por ejemplo escribir por WhatsApp para pedir una cotización, que autoriza solo a responderla. El silencio nunca cuenta como autorización (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013). Para enviar ofertas y catálogos se pide un “SÍ” aparte. La empresa guarda prueba de cada autorización (artículo 8 del mismo decreto).
Cuándo no hace falta autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012): cuando la información la pide una entidad pública en ejercicio de sus funciones o un juez; cuando son datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; cuando la ley autoriza el tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos; y con los datos del registro civil de las personas.
Cámaras de seguridad (videovigilancia): la empresa tiene cámaras de seguridad en el punto de venta (zona de atención a clientes y zona de inventario) y en la bodega (oficinas, inventario y la entrada, con vista hacia la calle). Las imágenes de las personas que graban son datos personales, así que esta política también las cubre (guía de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre videovigilancia). Se usan solo para la seguridad de las personas, de la mercancía y de las instalaciones. La empresa pone avisos visibles en la entrada y dentro de las zonas grabadas que informan que se graba, para qué, quién es el responsable y dónde consultar esta política. No pone cámaras en baños, vestidores ni otros lugares donde afecten la intimidad de las personas. Las cámaras exteriores de la bodega enfocan su entrada: la toma de la calle se limita a lo que no se puede evitar para vigilar el acceso. Solo ve las grabaciones la Gerencia, en el grabador y en su celular con la aplicación DMSS (de Dahua, ver la tabla de servicios). Si otra persona llegara a necesitar verlas, antes firmará un compromiso de confidencialidad. Las cámaras no graban sonido. Las grabaciones se borran en el plazo de la tabla de conservación. Quien aparezca en ellas puede pedir verlas o que se borren. Si en el video aparecen otras personas, se ocultan antes de mostrarlo. No se borran cuando hay un deber legal o contractual de conservarlas, por ejemplo cuando son prueba de un posible delito.
3. Derechos de los titulares y cómo ejercerlos
Toda persona cuyos datos tenga la empresa puede conocerlos, corregirlos, pedir que se borren o retirar su autorización, en los plazos de la Ley 1581 de 2012.
Derechos (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Saber, si lo pide, para qué se han usado sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de hacer la consulta o el reclamo ante la empresa (artículo 16).
- Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a sus datos.
Quién atiende: la Gerencia de Oriente Metalúrgico SAS. Canales: correo coorporativoorientemetalurgico@gmail.com (consultas y reclamos de datos personales), WhatsApp 322 324 1258 o por escrito en Kr 24 #11-23, barrio Ricaurte, Bogotá, en el horario de atención.
| Trámite | Qué debe incluir la solicitud | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Consulta (saber qué datos tiene la empresa) | Nombre, documento y medio de respuesta | Máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más avisando el motivo (artículo 14) |
| Reclamo (corregir, actualizar, borrar o revocar) | Nombre, documento, descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte | Máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisando el motivo (artículo 15) |
Si el reclamo llega incompleto, la empresa pide completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si en 2 meses no se completa, se entiende que el titular desistió. Cuando el reclamo está completo, la empresa marca el dato con la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles y la mantiene hasta decidir (artículo 15).
Si un reclamo llega a quien no es competente para resolverlo, se le pasa a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y se le avisa al titular (artículo 15).
4. Seguridad, terceros, sitio web y vigencia
La empresa usa servicios de terceros que guardan o procesan datos por su cuenta (encargados del tratamiento). Algunos tienen servidores fuera de Colombia, así que enviarles datos es una transmisión internacional de datos (artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013). Esos servicios tratan los datos según sus propias condiciones y políticas de privacidad. La empresa tiene en cuenta las instrucciones de la Circular Externa 003 de 2025 de la SIC sobre transmisiones internacionales.
| Servicio | Para qué se usa | Observación |
|---|---|---|
| Siigo | Contabilidad, facturación, inventario y clientes | Encargado del tratamiento según sus condiciones de uso, que la empresa acepta al usar el servicio. Guarda los datos en la nube; si sus servidores están fuera de Colombia, es transmisión internacional |
| Hostinger | Alojamiento del sitio web (la empresa no usa correo del dominio) | Transmisión internacional |
| WhatsApp (Meta) | Cotizaciones, atención y, con autorización, ofertas (WhatsApp Business) | Transmisión internacional |
| Gmail (Google) | Correo de la empresa, incluido el de consultas y reclamos de datos | Transmisión internacional |
| Google Analytics, mediante Site Kit | Medir visitas del sitio | Cookies y transmisión internacional |
| DMSS (Dahua) | Ver las cámaras de seguridad desde el celular de la Gerencia | Según su política de privacidad, trata el video para prestar el servicio y tiene servidores en Estados Unidos, Alemania, Singapur y Malasia: transmisión internacional |
Medidas de seguridad: cada persona entra a Siigo con su propio usuario; los computadores tienen clave; los documentos en papel con datos personales se guardan bajo llave; solo la gerencia, el contador y los vendedores tienen acceso a Siigo, al correo y al WhatsApp de la empresa, según su trabajo; el sitio web tiene respaldos diarios y conexión cifrada (HTTPS).
Deberes de la empresa: como responsable, la empresa cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizar que el titular pueda ejercer sus derechos; pedir y guardar la autorización; informar para qué se usan los datos; protegerlos; mantenerlos actualizados y corregirlos; entregar a sus encargados solo datos autorizados y exigirles seguridad; atender consultas y reclamos en los plazos de ley, con un procedimiento interno para hacerlo; avisar a la Superintendencia de Industria y Comercio si hay fallas de seguridad que pongan en riesgo los datos; y cumplir sus instrucciones.
Sitio web y cookies: el sitio no tiene formularios que pidan datos personales; las cotizaciones se hacen por WhatsApp. Usa cookies técnicas para funcionar y cookies de medición (Google Analytics). Las de medición solo se activan si el visitante las acepta; el detalle está en la Política de cookies.
Vigencia: la política rige desde el día en que la apruebe el representante legal: 2 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras la empresa desarrolle su actividad.
Plazos de conservación: cumplido el plazo, los datos se borran o se destruyen de forma segura, salvo que una ley obligue a guardarlos más tiempo.
| Datos | Cuánto tiempo se guardan | Base |
|---|---|---|
| Facturas, soportes contables y los datos de clientes y proveedores que aparecen en ellos | 10 años desde el último asiento, documento o comprobante | Ley 962 de 2005, artículo 28 |
| Cotizaciones que no terminaron en venta | 2 años desde la última comunicación | Decisión de la empresa |
| Empleados y exempleados: datos que permiten certificar el tiempo de servicio y los salarios (contrato, cargo, fechas, salarios y aportes a seguridad social) | Sin plazo de borrado: se conservan de forma indefinida | La Corte Suprema de Justicia (Sala de Casación Laboral, radicación 81677 de 2022) dice que el empleador debe conservar la información laboral “de manera indefinida” |
| Empleados y exempleados: registros de seguridad y salud en el trabajo (conceptos de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, capacitaciones, entrega de elementos de protección y mediciones del ambiente de trabajo) | Mínimo 20 años desde que termina la relación laboral | Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.13 |
| Hojas de vida de aspirantes que no fueron contratados | 6 meses desde que termina el proceso de selección; después se destruyen, salvo que la persona autorice guardarla para futuras vacantes | Decisión de la empresa: la ley no fija un plazo; solo se guardan el tiempo razonable y necesario para la selección (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013) |
| Grabaciones de las cámaras de seguridad | 30 días; después el grabador las borra solo. Si una grabación es prueba de un posible delito, se guarda mientras haga falta para ese fin | La ley no fija días: la guía de videovigilancia de la SIC pide guardarlas solo el tiempo estrictamente necesario para su finalidad |
Registro Nacional de Bases de Datos (SIC): solo deben inscribir sus bases las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT (artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018). Con la UVT de 2026 ($52.374), el límite es de unos $5.237 millones. Hoy los activos de la empresa están por debajo de ese valor, así que no está obligada a inscribirlas. Si llega a superarlo, las inscribirá en el registro de la SIC.
Cambios a esta política: si la empresa hace un cambio importante, por ejemplo en quién es el responsable o en para qué se usan los datos, lo avisa en orientemetalurgico.com y por sus canales habituales antes de aplicarlo (artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Aviso de privacidad
Oriente Metalúrgico SAS (NIT 901862827-0), con domicilio en Bogotá (Kr 24 #11-23, barrio Ricaurte; orientemetalurgico@gmail.com; 322 324 1258), es responsable de sus datos personales. Los usa para responder cotizaciones, vender, despachar, facturar y, solo si usted lo autoriza, enviarle ofertas y catálogos. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, pedir prueba de su autorización y revocarla, escribiendo a coorporativoorientemetalurgico@gmail.com. Consulte la Política de tratamiento de datos personales en orientemetalurgico.com/politica-de-tratamiento-de-datos/. Los cambios importantes de la política se avisan en este mismo sitio antes de aplicarse.
Normas citadas (fuentes oficiales)
- Constitución Política de 1991, artículo 15 (Secretaría del Senado)
- Ley 1581 de 2012 (Secretaría del Senado)
- Decreto 1377 de 2013 (Función Pública)
- Decreto 1074 de 2015 (Función Pública)
- Decreto 090 de 2018 (Función Pública)
- Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.13 (Función Pública)
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, radicación 81677 de 2022
- Registro Nacional de Bases de Datos (SIC)
- Protección de datos personales en sistemas de videovigilancia (guía de la SIC)
- Circular Externa 003 de 2025 (SIC)
- Ley 1480 de 2011 (Secretaría del Senado)
- Código de Comercio (Secretaría del Senado)
- Ley 962 de 2005, artículo 28 (Secretaría del Senado)
- Valor de la UVT 2026 (Normograma DIAN)
- Cookies de Google Analytics (ayuda oficial de Google)
- Política de privacidad de la aplicación DMSS (Dahua)